Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Kalonis GmbH
Berliner Allee 158
13088 Berlin
Deutschland
E-Mail: [datenschutz@kalonis.de]

2. Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

  • Account-Daten: E-Mail-Adresse, Name (bei Registrierung)
  • Projekt-Daten: Support-E-Mail-Adresse sowie die Zugangsdaten des angebundenen Postfachs — entweder SMTP/IMAP-Benutzername und Passwort oder, bei Microsoft 365, ein Zugriffstoken (siehe Abschnitt 6). Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt; die Speicherung in unserer Datenbank ist durch die Verschlüsselung im Ruhezustand unseres Datenbank-Anbieters geschützt.
  • Ticket-Daten: E-Mail-Adressen und Namen der Endkunden, Nachrichteninhalte, Anhänge
  • KI-Ergebnisse: Antwortentwürfe, Kategorisierungen und Übersetzungen, die aus Ticket-Inhalten erzeugt wurden (siehe Abschnitt 5)
  • Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zeitpunkt des Zugriffs (Server-Logs)
  • Zahlungsdaten: Werden ausschließlich von unserem Zahlungsdienstleister Paddle verarbeitet. Wir speichern keine Kreditkartendaten.

3. Zweck der Verarbeitung

  • Bereitstellung und Betrieb der KDesk-Plattform
  • Authentifizierung und Account-Verwaltung
  • Abruf und Versand von E-Mails im Auftrag des Nutzers
  • Erstellung von Antwortentwürfen, Kategorisierungen und Übersetzungen mit KI-Unterstützung — nur für Projekte, in denen diese Funktionen eingeschaltet sind
  • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung (über Paddle)
  • Kommunikation bezüglich des Dienstes (z.B. Bestätigungs-Mails, Einladungen)

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes).

5. Auftragsverarbeitung

Wir nutzen folgende Dienstleister:

  • Supabase Inc. — Datenbank und Authentifizierung (Server in Frankfurt, EU)
  • Vercel Inc. — Hosting der Webanwendung
  • Paddle.com Market Limited — Zahlungsabwicklung (Merchant of Record)
  • Anthropic PBC, USA — KI-Verarbeitung von Ticket-Inhalten für Antwortentwürfe, Kategorisierung und Übersetzungen. Nur für Projekte, in denen diese Funktionen eingeschaltet sind. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

6. KI-gestützte Funktionen

KDesk kann Antwortentwürfe vorschlagen, Tickets kategorisieren, Feature-Wünsche gruppieren und Nachrichten übersetzen. Diese Funktionen sind pro Projekt abschaltbar und im kostenlosen Plan nicht enthalten.

Ist eine solche Funktion eingeschaltet, werden die dafür nötigen Ticket-Inhalte an Anthropic übermittelt: der Nachrichtenverlauf des betreffenden Tickets, der hinterlegte Projekt-Kontext sowie veröffentlichte FAQ-Inhalte. Damit gelangen auch personenbezogene Daten Ihrer Endkunden dorthin, soweit sie in den Nachrichten enthalten sind. Anhänge werden nicht übermittelt.

Die Ergebnisse werden in unserer Datenbank gespeichert und mit dem Ticket gelöscht. Ein Antwortentwurf wird nie automatisch verschickt — er wird einem Mitarbeiter zur Überarbeitung vorgelegt.

Wer diese Verarbeitung nicht wünscht, schaltet sie unter Projekt-Einstellungen → KI-Antworten ab. Bereits erzeugte Entwürfe lassen sich im Ticket verwerfen.

7. Anbindung von Microsoft 365

Wird ein Postfach über „Mit Microsoft anmelden“ verbunden, erhalten wir von Microsoft ein Token, mit dem wir das ausgewählte Postfach abrufen und in dessen Namen antworten können. Ihr Microsoft-Kennwort erfahren wir dabei nicht.

Wir speichern dieses Token, die Adresse des angebundenen Postfachs und den Anmeldenamen des Kontos, über das die Verbindung hergestellt wurde. Der Zugriff beschränkt sich auf E-Mail-Abruf und -Versand; auf Kalender, Kontakte oder Dateien greifen wir nicht zu.

Sie können die Verbindung jederzeit beenden — in KDesk durch Wechsel der Anmeldeart oder Löschen des Projekts, unabhängig davon auch bei Microsoft selbst unter myapps.microsoft.com. Danach ist kein Abruf mehr möglich.

8. Speicherdauer

Account-Daten werden gespeichert solange der Account besteht. Nach Löschung des Accounts werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Rechnungsdaten werden gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre aufbewahrt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

10. Cookies

KDesk verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung (Session-Cookies). Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
[datenschutz@kalonis.de]

Stand: April 2026