Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der KDesk-Plattform (nachfolgend “Dienst”), betrieben von der Kalonis GmbH, Berliner Allee 158, 13088 Berlin (nachfolgend “Anbieter”).

2. Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden eine webbasierte Helpdesk-Software zur Verwaltung von Support-Tickets, E-Mail-Kommunikation und FAQ-Seiten bereit. Der Dienst wird als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten.

3. Registrierung und Account

  • Für die Nutzung ist eine Registrierung mit gültiger E-Mail-Adresse erforderlich.
  • Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich.
  • Der Kunde sichert zu, dass die angegebenen Daten korrekt sind.

4. Leistungen und Pläne

Der Dienst wird in verschiedenen Plänen angeboten:

  • Free: 1 Projekt, 1 Benutzer, unlimitierte Tickets. Kostenlos, ohne Laufzeit.
  • Pro: Unlimitierte Projekte, bis zu 10 Team-Mitglieder, erweiterte Features. Jährliche Abrechnung.

Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang der Pläne anzupassen. Bestehende kostenpflichtige Abonnements werden von Änderungen bis zum Ende der Laufzeit nicht beeinträchtigt.

5. Preise und Zahlung

  • Die aktuellen Preise sind auf der Website unter kdesk.app/pricing einsehbar.
  • Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
  • Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Paddle.com Market Limited, der als Merchant of Record auftritt.
  • Es gelten zusätzlich die Nutzungsbedingungen von Paddle.

6. Laufzeit und Kündigung

  • Der Free-Plan ist unbefristet und kann jederzeit durch Löschung des Accounts beendet werden.
  • Pro-Abonnements haben eine Laufzeit von einem Jahr und verlängern sich automatisch.
  • Die Kündigung ist jederzeit zum Ende der Laufzeit möglich — über die Kontoverwaltung oder den Paddle-Kundenbereich.
  • Bei Kündigung bleibt der Zugang bis zum Ende der bezahlten Laufzeit bestehen.

7. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach unserer Datenschutzerklärung.

8. Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, kann jedoch keine 100%ige Verfügbarkeit garantieren. Geplante Wartungsarbeiten werden rechtzeitig angekündigt. Eine Haftung für Ausfälle ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

9. Haftung

  • Die Haftung des Anbieters ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
  • Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
  • Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, sofern der Kunde keine angemessenen Backups erstellt hat.

10. E-Mail-Verarbeitung

Der Kunde gibt dem Anbieter Zugang zu einem E-Mail-Postfach, um den automatischen Abruf und Versand von E-Mails im Rahmen des Ticketsystems zu ermöglichen. Das geschieht entweder über SMTP/IMAP-Zugangsdaten oder, bei Microsoft 365, über eine Freigabe, die der Kunde bei Microsoft erteilt und dort jederzeit widerrufen kann. Der Anbieter nutzt diesen Zugang ausschließlich für den genannten Zweck.

Der Kunde stellt sicher, dass er zur Erteilung dieses Zugangs berechtigt ist — insbesondere bei Postfächern, die nicht ihm selbst zugeordnet sind.

11. KI-gestützte Funktionen

Der Anbieter stellt Funktionen bereit, die mit Unterstützung künstlicher Intelligenz Antwortentwürfe vorschlagen, Tickets kategorisieren, Feature-Wünsche gruppieren und Nachrichten übersetzen. Diese Funktionen sind Bestandteil der kostenpflichtigen Pläne und pro Projekt abschaltbar.

Für diese Verarbeitung werden Ticket-Inhalte an einen Unterauftragsverarbeiter übermittelt; Einzelheiten dazu stehen in der Datenschutzerklärung. Mit dem Einschalten der Funktion beauftragt der Kunde diese Verarbeitung.

Ergebnisse der KI sind Vorschläge. Ein Antwortentwurf wird nicht automatisch verschickt, sondern einem Mitarbeiter des Kunden zur Prüfung vorgelegt; die Entscheidung über den Versand und die Verantwortung für den Inhalt der versandten Antwort liegen beim Kunden. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Angemessenheit KI-erzeugter Vorschläge.

Der Verbrauch dieser Funktionen wird in Credits abgerechnet. Der im Plan enthaltene Umfang und die Preise zugekaufter Credits ergeben sich aus der Preisübersicht zum Zeitpunkt der Buchung.

12. Nutzungsbedingungen

Der Kunde verpflichtet sich:

  • Den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke zu nutzen.
  • Keine Spam-Mails über den Dienst zu versenden.
  • Die DSGVO und anwendbares Datenschutzrecht bei der Verarbeitung von Endkundendaten einzuhalten.

13. Änderungen der AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit einer Frist von 4 Wochen ändern. Der Kunde wird per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Benachrichtigung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert.

14. Schlussbestimmungen

  • Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
  • Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Anbieters.
  • Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: April 2026